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Groupware & KMS 본문
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그룹웨어는 조직의 경쟁력 향상과 이익 극대화를 위해 다수의 사람이 업무 프로세스를 함께 효과적으로 처리할 수 있도록 지원하는 소프트웨어로 정의할 수 있다. 그룹웨어는 공동 작업이나 공동 목표에 참여하는 다양한 작업 그룹을 지원하며 신속하고 정확한 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원하는 의사 결정 지원 시스템의 역할도 일부 포함한다. 그룹웨어가 다른 사무용 패키지 솔루션과 구별되는 가장 큰 특징은 조직원들이 공동 작업을 수행할 수 있는 환경을 제공해 준다는 점이며 이 공동 작업을 통해 전체 조직의 생산성을 높이는 것을 목적으로 하고 있다. 지식 관리 시스템(Knowledge Management System, KMS)은 조직 내의 지식을 관리하기 위한 시스템을 통칭하는 용어이다. 산업 사회에서 지식 사회로 발전하면서 기업 경영을 지식이라는 관점에서 접근하고 조직 내에서 발생하는 각종 유무형 지식을 정보 시스템을 통해 효율적으로 관리하여 결과적으로 지식의 축적과 활용을 촉진하기 위한 시스템이다. 최근에는 그룹웨어와 KMS를 명확히 구분짓기 어려운 경우가 많다. KMS의 경우 등장 초기에는 문서 관리 중심의 EDMS 형태를 띄었지만 지식의 축적과 관리에 있어 단순한 문서 관리가 아닌 조직원 간의 커뮤니케이션과 공동 작업이 중요하게 부각되면서 기존의 그룹웨어에 EDMS나 검색 엔진 기능을 강화한 형태의 그룹웨어 겸용 KMS 솔루션들이 선보였기 때문이다. | |||||||||||||
표. 국내 KMS의 진화과정 및 특징
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2000년 초반부터 선보이기 시작한 기업 포탈, 또는 EIP(Enterprise Information Portal)은 그룹웨어와 KMS와의 결합의 가장 발전된 형태라고 할 수 있다. EIP는 기존의 그룹웨어와 KMS의 기능을 모두 포함하는 동시에 조직 내외의 다양한 애플리케이션에 대한 단일 인터페이스를 제공하고, 협업의 대상자를 조직원 이외에 제휴사나 고객으로까지 확장시켰다. 솔루션 측면에서도 그룹웨어와 KMS, EIP는 연장선상에 있다. 그룹웨어를 제공하던 벤더들이 문서 관리와 검색 기능을 강화시켜 KMS 솔루션을 선보였듯이 기존의 그룹웨어와 KMS 벤더들이 클라이언트/서버에서 웹 기반으로 옮겨가고, 개인화 기능 등을 추가하면서 EIP로 옷을 갈아 입고 있는 경향을 보이고 있다.
그룹웨어의 기능그룹웨어의 기능은 크게 기본 기능, 정보 공유 기능, 의사 결정 기능, 흐름 관리 기능, 기타 기능으로 구분할 수 있다.
- 기본 기능: 문서 작성 기능
기본 기능은 문서 작성 기능 등으로 사용자가 직접 작업하는 기본적으로 필요한 기능을 지원한다.
- 정보 공유 기능: e메일, 게시판, 메신저 기능
정보 공유 기능은 사용자간에 공동 업무를 수행하는데 있어 업무 정보를 주고 받고 이를 저장, 검색할 수 있도록 지원하는 기능이며 정보 유통 기능과 정보 축적 기능, 정보 검색 기능이 있다.
| 표. 전자우편 기능분류 | |||||||||||
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| 표. 전자게시판 기능분류 | |||||||||||||
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| 표. 전자결재 기능분류 | |||||||||||||
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| 표. 사용자 관리 기능분류 | |||||||||
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| 최근에는 이와 같은 그룹웨어의 기본 기능이외에 PDA, 핸드폰과 같은 무선 디바이스 지원 기능이나 메신저 기능 등이 추가되기도 하고 ERP, KMS, EDMS와 같은 관련 시스템으로의 연동 기능을 제공하는 것이 추세이다. | |||||||||
KMS 기능
KMS의 세부 기능은 벤더와 솔루션에 따라 상당한 차이를 보이지만 기본적인 아키텍처는 영국의 리서치 기관 오범(Ovum)사가 제안하는 아래와 같은 기본 아키텍처를 따르고 있는 경우가 대부분이다. 이 아키텍처에 서는 가장 하부에 ERP, CRM, SCM, 그룹웨어에서 나오는 정형 데이터와 e메일, 각종 멀티미디어 파일과 같은 비정형 데이터와의 인터페이스가 있으며, 그 위에 이 인터페이스를 통해 추출되는 지식 데이터를 담을 수 있는 지식 베이스, 지식 컨테이너 역할을 하는 지식 저장소(Knowledge Repository)가 존재한다. 검색, 네비게이션 하는 것을 가능케 해주는 지식 분류 체계인 지식맵(Knowledge Map)과 검색 엔진이 그 위에 놓인다. 최근에는 다양한 종류의 지식을 찾을 수 있는 원스톱(One-Stop) 창구 역할을 하는 지식 포탈(Knowledge Portal)을 활용하는 것이 일반적이다. 또는 그룹웨어와 지식 포탈을 통합한 EIP(Enterprise Information Portal) 또는 EKP(Enterprise Knowledge Portal) 등의 형태로 선보이기도 한다.
- 지식 저장소(Knowledge Repository, Knowledge Base)
정형, 비정형 데이터를 저장하는 데이터베이스로 지식관련 정보의 물리적 저장 및 가공을 담당한다. 지식 저장소는 데이터를 직접 담고 있는 것이 아니라 지식 데이터에 대한 메타 정보와 각 지식 데이터가 존재하는 위치(다른 시스템의 데이터베이스 또는 파일 서버 등)를 가리키는 인터페이스를 제공한다.
- 지식맵(Knowledge Map)
지식맵이란 기업의 기억 장치를 구성하는 다양한 자원들을 위한 전체적인 분류 체계이다. 지적 자원들을 탐색하려는 사용자들, 심지어 자신이 무엇을 찾고 있는지 잘 모르는 사람들을 위해 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 도와주기 위해 설계하는 것이다. 지식맵은 지식 저장소 내에 저장되어 있는 지식, 조직 내외의 다른 정보 시스템에 저장되어 있는 지식을 인덱싱하는 역할을 수행한다.
- 검색 및 범주화(Search & Categorization)
검색 및 범주화 기능은 내용과 관계 검색(Relative Search) 결과를 컨텍스트 기반(Context-Based)으로 찾아내는 것이다. 검색과 범주화와 별도로 분류법(Taxonomy)이 포함되는 경우도 있다.
- 협업(Collaboration) 툴
협업 툴은 KMS를 통한 공동 지식 창출 및 관리, 활용에 중요한 역할을 한다. e메일, 게시판 등도 협업 툴의 일종이며, 최근에는 메신저나 넷미팅, 화상 회의, 온라인 프리젠테이션 도구 등이 유용한 협업 툴로 활용되고 있다.그밖에 KMS을 지원하는 필수 기술 요소는 다음과 같다.
KMS의 기술 요소
- 조직 내외부 정보시스템들의 데이터, 정보, 지식과의 인터페이스- 지식의 저장 및 관리를 위한 지식베이스와 지식스키마- 사용자의 지식 검색을 지원하는 지식맵- 개인간 또는 조직간의 지식 교류를 위한 다양한 통신 채널- 사용자의 지식활용을 위한 각종 분석 및 프리젠테이션 도구들과의 통합- 사용자의 시스템 활용도를 높이기 위한 GUI
KMS 도입 프로세스KMS 도입방법 최근에는 그룹웨어만을 독립적으로 도입하는 경우가 점차 줄어 들고 있다. 전통적인 그룹웨어가 문서 관리와 검색 기능이 강화되고 웹 인터페이스를 갖게 되면서 점차 KMS의 성격이 강해지고 있다. 따라서 이 글에서도 그룹웨어 도입 방법은 생략하고 KMS를 중심으로 도입 방법을 소개하기로 한다.
KMS 구축 방법
KMS 구축 방법은 다음과 같이 크게 4가지로 구분된다. 자사의 지식 관리 니즈와 경영 환경을 고려하여 방법을 선택하는 것이 바람직하다. 여기서 제시하는 구축 방법은 모두 외부 정보를 수집, 관리를 지원하지 않지만 최근에는 포탈형 KMS가 일반화되면서 외부 정보의 수집, 관리가 더욱 용이해 지고 있다.
- 자체 개발(Custom-Built System)
필요 기술을 결합하여 직접 KMS를 구축하는 방법이다. 시장에 원하는 적절한 전문 KMS 솔루션이나 관련 솔루션이 없는 경우 선택하는 방법이다.
- 그룹웨어 시스템 이용
전통적인 그룹웨어 시스템에 지식 관리 개념과 기능을 덧붙여 사용하는 경우다. 전자 우편이나 전자 결재와 같이 그룹웨어의 기본 기능에 중점을 둘 경우에 선택할 수 있다. 이 경우 내부 지식 관리에는 다른 방법과 큰 차이가 없지만 그룹웨어가 조직 내 커뮤니케이션에 초점이 맞추어져 있는 만큼 외부 지식의 수집과 검색 기능이 제공되지 않는다는 단점이 있다.
- 문서 관리 시스템(Document Management System, DMS) 이용
지식이 주로 문서인 경우 활용되는 시스템이다. 문서로 된 형식지(形式知)만을 다루기 때문에 비교적 시스템이 단순해 빠른 시간내에 구축하고 기존의 문서 자료들을 관리할 수 있다는 장점이 있다. 하지만 문서 관리에 중점이 맞추어져 있어 외부로부터의 지식 수집 기능이 제공되지 않고, 문서 이외의 다양한 형태의 정보를 관리할 수 없다는 단점이 있다.
- 워크플로우 시스템 이용
업무 프로세스 중심의 지식 관리가 필요할 경우 선택하는 방법이다. 내부 워크플로우에 초점이 맞추어져 있기 때문에 역시 외부로부터의 정보 수집 기능이 제공되지 않는다.
KMS 도입은 단지 정보 시스템을 구축 도입하는 것이 아니라 기업의 지식 관리 니즈와 필요성 분석과 지식 경영에 대한 비전 수립이 선행되어야 한다. 또한 시스템 도입만으로 지식 경영이 완료되는 것이 아니라 지식 경영의 문화가 조직 전체에 확산되고 정착되어야 한다는 것을 명심해야 한다.
KMS 도입 성공 요인(Key Success Factors)KMS는 경영 전략과 조직 문화와 밀접한 관계를 가지고 있다. 때문에 경영자의 리더십이나 지식 경영 문화 정착, 보상 제도의 도입 등이 KMS의 성공 요인으로 지적되는 것도 이 때문이다.
- 최고 경영자의 리더십
CEO(최고 경영자)의 관심과 CKO(지식경영 총괄책임자) 및 CIO(지식경영 정보 책임자)의 확고한 지식경영에 대한 전략수립 및 구현에 열성이 있어야 하며 지식경영을 위한 TFT조직 구성 등의 적극적인 지원책이 따라야 한다
- 프로세스와의 연계 및 표준화
조직의 업무 프로세스와 지식을 공유 또는 창출하여 이를 연계하거나 지식경영 프로세스와 정책의 표준, 규정을 만들어야 하며 지식의 평가 및 보호체계를 수립해야 효율적이다.
- 다양한 컨텐츠 구성
업무 프로세스 상의 필요지식을 추출하여 이용하도록 하거나 조직의 비전 및 업무 방향을 고려하여 지식의 체계적인 분류를 치밀하게 하여 다양한 컨텐츠를 구성해야 효과적이다.
- 지식 경영 문화 정착
지식 경영에 대한 사내 공감대 형성 및 활성화를 위한 홍보 및 교육이 필요하며 KMS를 적극 활용할 수 있는 활동의 동기부여 정책이 도입되어야 한다.
- 보상 제도의 도입
사람들은 자기만이 알고 있는 지식을 무상으로 내어 놓기는 싫어하는 속성을 가지고 있으므로 이를 해소할 수 있는 중요한 선결 과제로 각종 보상 제도의 도입 전략을 수립해야 한다. 지식경영은 사람 즉, 인적 자원이 가장 중요하며 이들이 지식 경영에 동참할 수 있도록 유도하려면 마일리지 도입 등 분명한 지식 평가와 인센티브 제도를 도입해야 한다.
- 자체 개발(Custom-Built System)
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